250.000 Bedrohungen abgewehrtIT-Chef der Kreisverwaltung: So digital ist Rhein-Berg
Bei der Digitalisierung ihrer Arbeit macht die Kreisverwaltung große Fortschritte im Stillen.
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Rhein-Berg – Zum Thema Impfen sind im Jahre 2021 rund 75.000 Telefonanrufe, 65.000 E-Mails und 40.000 weitere Online-Kontakte im Kreishaus am Rübezahlwald aufgeschlagen. „Ohne diesen elektronischen Weg wären wir abgesoffen. Das hat uns den Hals gerettet“, sagt Engelbert Brück, IT-Chef bei der Kreisverwaltung.
Die „Digitalisierung“ des Staates und der Kommunen wird seit Jahren gefordert. Was das ist und wozu es taugt, macht Brück mit verschiedenen Beispielen deutlich. Dabei bekennt sich der IT-Spezialist zugleich dazu, dass niemand ausgegrenzt werden soll: „Die anderen, die lieber einen Brief schrieben, gibt es natürlich auch noch. Und die haben wir genauso bedient.“
Seine Leistungsbilanz legt Brück im Ausschuss für Personal, Organisation, Gleichstellung und IT vor. Seit Jahren haben die Politiker nichts mehr in Sachen Digitalisierung zu sehen und zu hören bekommen, jetzt werden sie mit Zahlen und Fakten überflutet.
Mehr als 111.000 Akten sind schon digitalisiert
Mit den Worten „Vielen Dank für diesen erschlagenden, aber sehr kompetenten Vortrag“ bringt Ausschuss-Vorsitzender Klaus-Dieter Becker (CDU) die Stimmung seiner überwiegend schweigenden Kollegen vermutlich trefflich auf den Punkt.
Zuvor hat Dezernentin Aggi Thieme bereits vorsorglich die lange Funkstille erklärt: „Den letzten Bericht gab es 2018, dann kam erst die Kommunalwahl und dann Corona.“
Ein paar der Brück’schen Zahlen: Die Kreisverwaltung lässt ihre Unterlagen bereits seit 2004 digitalisieren, bisher 111.750 Akten, 81.200 Karteikarten, 997 Pläne, 32.715 Protokolle und 32.920 Seiten.
Der Keller mit den Bußgeldakten ist jetzt leer
„Der Aktenkeller mit den Bußgeldakten ist jetzt leer, und da werden auch keine neuen mehr reinkommen“, sagt Brück in der Online-Ausschuss-Sitzung und zeigt dazu ein Foto mit leeren Kellerregalen. Bei den Personalakten sieht es genauso aus, es folgen weitere Bereiche wie Kataster, Landschaftsschutz, Kranken- und Schwerbehindertenakten.
Die Kfz-Zulassung läuft bereits zu 95 Prozent papierlos ab, ebenso die Bußgeld-Bearbeitung, und Anzeigen der Polizei werden jetzt auch direkt übernommen und nicht erst noch einmal abgetippt.
Wer weniger suchen muss, kann mehr arbeiten
Im Ausschuss sagt der IT-Experte, dass die Kollegen das System gut annehmen; die Widerstände seien gering. Brück: „Die Arbeitsprozesse werden beschleunigt, und wir setzen Fachkräfte-Ressourcen frei. Ein Architekt, der nicht mehr Akten sucht, locht und versendet, hat mehr Zeit für seine originären Arbeiten.“
In manch herkömmlichem Arbeitsprozess stecke bis zu 30 Prozent Suchaufwand, je nachdem, wie die Arbeitsorganisation analog geführt wurde. Und das ist auch noch ein wesentlicher Punkt: Erst wird die Arbeit optimiert, danach digitalisiert.
Verwaltung wird unabhängig vom Zentralgebäude am Rübezahlwald
In dem Zusammenhang frage die Verwaltung auch, was denn überhaupt verwaltet werden müsse. „Was wir nicht verwalten müssen, müssen wir auch nicht mehr digitalisieren.“ Wichtig sei, unabhängig zu werden von Inhalt, Zeit und Ort, dass „ich Aufgaben da erledige, wo der Kunde es erwartet oder es für mich am günstigsten ist“.
Hier hat Corona eine enorme Schubkraft entwickelt: Bislang wurden beim Kreis 455 „Telearbeiter“ und 120 „Mobilarbeiter“ mit Laptops ausgestattet und können nun unabhängig von ihrem aktuellen Standort arbeiten.
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Um dahin zu kommen, hat die Kreisverwaltung ihre elektronische Basis schwer aufgerüstet, Datenleitungen ausgebaut, eine virtuelle Poststelle ebenso eingerichtet wie eine De-Mail-Anbindung. Das Ganze hat auch Schattenseiten: Der Kreis schützt sich mit hohem Aufwand gegen digitalen „Geiselnahmen“, wie es sie in anderen Kreisen und Städten bereits gegeben hat. In sechs Monaten hat die Firewall laut Brück 250.000 Bedrohungen abgeblockt und der Virenscanner 25 Prozent von 900.000 Mails abgeblockt.