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Stadt LeichlingenDie Digitalisierung der Verwaltung ist im Rathaus jetzt in Frauenhand

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Die Leichlinger Digitalisierungsbeauftragte Ann-Kristin Gröne

Ann-Kristin Gröne leitetals Digitalisierungsbeauftragte eineneue Stabsstelle der Stadt Leichlingen.

Ann-Kristin Gröne, die neue Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Leichlingen, ist mit ihrer Stabsstelle direkt Bürgermeister Steffes unterstellt.

Elektronische Bauakten, Online-Formulare für Kita-Anmeldungen, Bürgeranträge und Hundemarken, demnächst auch ein digitales Fundbüro, die papierlose Organisation der Ratsarbeit sowieso – das ist künftig die IT-Berufswelt von Ann-Kristin Gröne im Leichlinger Rathaus. Die Beamtin ist die neue Digitalisierungsbeauftragte der Stadtverwaltung. In der Sitzung des Ausschusses für Klimaneutralität, Umwelt und Zukunftsfragen hat sie sich und ihre Aufgaben am Donnerstagabend vorgestellt.

Den Ratsmitgliedern ist die Kollegin freilich gut bekannt. Seit 2017 arbeitet sie bei der Stadt. Sie hat im Ratsbüro die digitale Ratsarbeit eingeführt, die heute komplett über das elektronische Informationssystem und mit iPads statt Aktenordnern abgewickelt wird.

Belegschaft muss in den Prozess eingebunden werden

In die neu geschaffene Position hat sich Gröne seit Februar eingearbeitet. Die alle Ämter übergreifende Stabsstelle ist direkt Bürgermeister Frank Steffes unterstellt. In ihrer neuen Funktion soll sie den Digitalisierungsprozess innerhalb der Verwaltung organisieren und vorantreiben. Dazu gehört neben den technischen Modernisierungen auch das nötige Fingerspitzengefühl, in der Belegschaft die Sensibilität für Digitalisierungsprozesse zu schärfen und die Mitarbeitenden im laufenden Wandlungsprozess mitzunehmen.

Ihr duales Studium der Verwaltungswissenschaften hat Gröne 2014 bei der Stadt Meerbusch abgeschlossen. Einer der Schwerpunkte ihrer Arbeit in Leichlingen ist nun die Ausweitung bürgerfreundlicher Verwaltungsleistungen, die manchen Weg zum Rathaus ersparen. Aktuell können über die städtische Webseite bereits viele Dienste online genutzt werden:  Melderegisterauskunft, Elterngeld, das Kita-Platz-Portal Little Bird, Führungszeugnisse und Urkunden, Wohngeld, Mängelmeldungen und Bürgeranträge, geodatenbasierte Anwendungen wie Bebauungs-Pläne sowie Gewerbeanmeldungen im Wirtschaftsserviceportal.

Auch Fundsachen sollen bald digital  verwaltet werden  

Möglichst bald umsetzen möchte Ann-Kristin Gröne in Zusammenarbeit mit dem Ordnungsamt das digitale Fundbüro sowie Hundeanmeldungen. Auch die digitale Abwicklung von Bauanträgen soll gemeinsam mit dem Bauordnungsamt in Kürze möglich sein. Wichtig ist ihr dabei auch der Austausch mit anderen Kommunen des Rheinisch-Bergischen Kreises.

Mit Wermelskirchen hat der Leichlinger Stadtrat bereits im Mai 2022 eine Zusammenarbeit im Bereich der Digitalisierung beschlossen. Geplant ist die Kooperation in mehreren Kompetenzzentren, in denen die Einführung der E-Akte und die Ausweitung des E-Government erarbeitet werden sollen. In einer begonnenen Testphase soll das elektronische Dokumentenmanagement-System in verschiedenen Fachämtern gleichzeitig angestoßen werden. Gemeinsame Schulungen sind vorgesehen.

Der Prozess gilt als sehr komplex, weil jedes Fachamt unterschiedliche Ansprüche hat. „Zum Beispiel gehen die Anforderungen an Personalakten und Projekte der Gebäudewirtschaft inhaltlich sehr weit auseinander, trotzdem sollen beide aber in einem Programm gebündelt angelegt und bearbeitet werden können“, beschreibt Gröne die Herausforderung. Wenn alles läuft wie geplant, möchte Ann-Kristin Gröne 2024 mit einem ersten Pilotamt in die Umsetzung starten.

Geprüft wird, ob der städtische IT-Dienstleister, die Südwestfalen IT, Leichlingen und Wermelskirchen eine Einheitsakte anbieten kann. Die Einspielung der Datenmengen und die Schulung der städtischen Mitarbeitenden bergen viel Arbeit, die in der neu geschaffenen Stabsstelle gebündelt werden.

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