Für viele Angelegenheiten müssen die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Leichlingen inzwischen nicht mehr persönlich im Rathaus vorbeischauen. Wer seinen Wohnsitz anmelden, ein Gewerbe an-, ab- oder ummelden will, kann das genauso über die Seite der Stadt tun wie diejenigen, die ihr Auto an- oder abmelden sowie einen Eintrag im Mängelmelder vornehmen wollen.
„E-Government“ nennt die Stadtverwaltung das Vorhaben, immer mehr Angebote ins Digitale zu verlagern. Einen ersten Entwurf einer Strategie hatte die Stadt den politischen Gremien vor zwei Jahren vorgelegt. Jetzt liegt eine aktualisierte Fassung vor, die zunächst im Ausschuss für Klimaneutralität, Umwelt und Zukunftsfragen (18. November) und schließlich im Rat (3. Dezember) zur Kenntnisnahme auf die Tagesordnung gesetzt wird.
Bis 2030 hat die Verwaltung angesetzt, um das Projekt „E-Government“ abzuschließen. „Damit ist gemeint, dass die Stadtverwaltung so viele Prozesse wie möglich digital und anwendungsfreundlich anbietet“, erklärt die Verwaltung. Und nicht nur, „um modern zu wirken“, sondern auch weil die Ressourcen weniger, die Anforderungen aber mehr würden. So wolle man effizienter und bürgernäher werden.
E-Akte in zwei Ämtern getestet
Vor allem gehe es dabei um den Bürgerservice und die Einführung der E-Akte: „Mithilfe der E-Akte wird es möglich sein, effizienter und vor allem medienbruchfrei zu arbeiten.“ Dabei soll Künstliche Intelligenz helfen. Damit erhofft sich die Stadt, dass Prozesse beschleunigt, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet und der Service verbessert werde. Als Beispiel nennt die Verwaltung intelligente Chatbots, automatisierte Dokumentenverarbeitung und Entscheidungshilfen, die auf der Basis von vorliegenden Daten getroffen werden sollen.
Es heißt aber auch: „Gleichzeitig wissen wir: KI wirft Fragen des Datenschutzes, der Transparenz und der Akzeptanz auf. Deshalb setzen wir KI nicht punktuell ein, sondern strategisch und systematisch. Klare Leitlinien sorgen für einen vertrauensvollen Umgang.“
Inzwischen genutzt wird ein Chatbot auf der Seite der Stadt, über den die Menschen ihre Anliegen vorbringen können. Auch der Wohngeld-Service, das digitale Fundbüro und Anliegen rund um Fischereischeine können inzwischen online bearbeitet werden. Die Anbindung des Bauportals NRW soll 2027 folgen.
Dieser Ansatz ermöglicht eine schnellere Umsetzung, da bestehende Strukturen genutzt und schrittweise weiterentwickelt werden können.
Im Jahr 2028 soll dann auch der Unterhaltsvorschuss online beantragt werden. Für diesen Zeitraum plant die Stadt auch die Onlinean- und -abmeldung von Hunden sowie das Abwickeln von anderen Hundesteuerangelegenheiten. Grundsätzlich sollen bis zum Ende des Projektzeitraums 2030 Anträge schrittweise digital eingereicht werden können. Welche genau das sind, steht nicht im Projektplan. Grundsätzlich werde man aber keine neuen digitalisierten Leistungen entwickeln, sondern Papierformulare digitalisieren: „Dieser Ansatz ermöglicht eine schnellere Umsetzung, da bestehende Strukturen genutzt und schrittweise weiterentwickelt werden können.“
Alle Behördengänge, die in Leichlingen digital abgewickelt werden können, werden im Onlineserviceportal gebündelt. Es gibt dort auch eine Online-Bezahlfunktion. Die ist nur nutzbar, wenn man einen BundID-Account hat. Manche Angebote sind mit externen Portalen verbunden, zum Beispiel mit dem Wirtschafts-Service-Portal NRW. Dort finden die Nutzerinnen und Nutzer die Dienstleistungen des Ordnungsamts. Wenn jemand dort einen Vorgang abwickelt, bekommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Leichlingen eine Meldung, dass ein neuer Auftrag vorliege.
Verwaltungsintern wird die E-Akte kontinuierlich ausgerollt. Sie ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Schnittstellen für diverse Fachanwendungen haben soll, die die Verwaltungsmitarbeiter nutzen. In zwei Ämtern hat man in diesem Jahr damit angefangen. Dabei sei es zu „technischen Schwierigkeiten“ gekommen, die man inzwischen aber behoben hat, sodass bis Ende des Jahres weitere Ämter umgestellt werden sollen.