Wehmut. Aufbruchstimmung. Irgendwas dazwischen. Freude. Respekt vor dem Neuen. Die Gefühlswelten der städtischen Mitarbeiter sind vielfältig. Seit Donnerstagnachmittag heißt es Abschied nehmen vom Rathaus an der Kölner Straße 75 in Euskirchen. Seit 1975 hatte die Verwaltung in der ehemaligen Kreisverwaltung ihren Sitz. Der Kreis zog im selben Jahr an den Jülicher Ring. 1991 folgte an der Kölner Straße der Spatenstich für den Anbau. Nun also der Umzug ins neue Rathaus an der Vogelrute in der City Süd hinter dem Bahnhof.

Für Kirsten Jonas ist es ein Schritt mit gemischten Gefühlen. Schließlich hat die Palmersheimerin im Rathaus ihren Mann Peter kennen und lieben gelernt – während der gemeinsamen Zeit im Personalrat. Während Kiki Jonas nun ihre Umzugskartons packt, braucht ihr Mann das nicht. Er ist mittlerweile Kreisbrandmeister und hat sein Büro am Jülicher Ring, aber ebenfalls Umzugserfahrung. Der Fachbereich 38 ist vor gut einem Jahr in den Erweiterungsbau der Kreisverwaltung gezogen.

Die Vorarbeiten für den Umzug in Euskirchen dauerten zwei Jahre

Insgesamt sind im Rathaus etwa 3800 Umzugskartons gepackt worden. Eine gesamte Verwaltung in Pappkartons. Alle Kisten und das Inventar  sind mit farbigen Aufklebern versehen, damit die Crew des Umzugsunternehmens weiß, wohin welche Kiste im neuen Rathaus hin muss. Jede Farbe steht für ein Stockwerk.

Leuchtendes Grün spielt auch in einem anderen Bereich eine wichtige Rolle. „Die ersten Lämpchen am Server leuchten. Das ist ein gutes Zeichen“, sagt Jörg Schnicke am Freitagnachmittag. Er ist der Chefplaner des Umzugs. Seit Februar 2024 ist er im Fachbereich I tätig – und von Beginn an mitten im wohl größten Projekt der vergangenen Jahre: dem Umzug.

Was nach einem klassischen Standortwechsel klingt, ist ein komplexes Vorhaben, das weit über das bloße Packen von Kisten hinausgeht. Mehr als zwei Jahre ist er intensiv in die Organisation eingebunden gewesen, von der Raumverteilung bis hin zur Erstellung detaillierter Übersichten, in denen Menschen und Arbeitsplätze erfasst wurden. Früh stellte sich eine zentrale Frage: Soll der Umzug intern organisiert oder an extern vergeben werden?

Gemeinsam mit der IT-Abteilung sei die Entscheidung getroffen worden, einen spezialisierten Berater hinzuzuziehen. „Schnell wurde klar, dass wir die Komplexität allein nicht abbilden können“, so Schnicke. Die Ausschreibung sowie die Zusammenarbeit mit dem Berater seien ein umfangreicher Prozess gewesen und insbesondere bei Detailfragen – etwa zu Sondergenehmigungen für Umzüge an Feiertagen oder zur Definition der Umzugsmenge – externe Expertise unverzichtbar.

Allein die Personalakten nehmen rund 70 laufende Meter ein

Hochgerechnet entsprechen die Akten in den Umzugskartons etwa 1,5 Kilometern Material. Allein die Personalakten nehmen rund 70 laufende Meter ein. Da sind die 400.000 Archivalien aus dem Stadtarchiv nicht mit eingerechnet, die ebenfalls den 650-Meter-Luftlinien-Umzug mitmachen.

Um den Aufwand zu reduzieren, hat man früh mit der Sichtung begonnen: Archivwürdige Unterlagen ausgelagert, nicht mehr benötigte Akten datenschutzkonform vernichtet – insgesamt etwa 100 Kubikmeter Papier. „Je näher der Umzug rückte, desto mehr wurde aussortiert“, berichtet die Abteilungsleiterin der Zentralen Dienste, Isabel Schülter.

Möglichst viele Möbel und Ausstattungsgegenstände werden mitgenommen. „Es wäre vermutlich einfacher gewesen, alles neu zu beschaffen“, erklärt Bürgermeister Sacha Reichelt. „Aber wir wollen ein Zeichen setzen – für Nachhaltigkeit und den verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen.“ So werden Schreibtische, Schränke und Rollcontainer weiterhin genutzt. Auch persönliche Gegenstände wie Fotos, Poster oder kleine Erinnerungsstücke finden ihren Platz in den neuen Büros: „Das gehört einfach dazu, damit man sich am Arbeitsplatz wohlfühlt.“

Die Personalakten der Verwaltung müssen verplombt sein

Bis in der Verwaltung in der City Süd wieder ein Rädchen ins andere greift, werden sicherlich noch ein paar Tage vergehen. Abgeschlossen sein soll der Umzug am Dienstag, 7. April. Der erste offizielle Arbeitstag im neuen Rathaus ist am Mittwoch, 8. April.

Umzugsleiter Jörg Schnicke freut sich auf den Neubeginn, der auch ein Anlass ist, künftig minimalistischer zu arbeiten: weniger Papier, mehr digitale Prozesse. „Wenn nicht jetzt, wann dann?“ – so lautet seine Devise. Rückblickend sei vor allem die Vielzahl an Details überraschend gewesen – von Versicherungsfragen über die Postverteilung bis hin zu Brandschutzvorgaben. „Viele Themen tauchten erst im Laufe des Projekts auf“, berichtet er. Das habe die Aufgabe so anspruchsvoll gemacht.

Auch bei Sebastian Hülsmann ist so einiges aufgetaucht: vor allem Tupperdosen. „Ich wusste gar nicht, dass ich die alle mal mit zur Arbeit genommen habe“, sagt der Euskirchener. Die Plastikdosen und -schalen sind nun mehr oder weniger heimlich mit nach Hause genommen worden. Hülsmann ist unter anderem für die Personalakten der Verwaltung zuständig. Diese müssen aufgrund des Datenschutzes in separaten Containern gestapelt und verplombt werden. Während die Dokumente mit besonderer Vorsicht behandelt wurden, ist beispielsweise Weihnachtsschmuck in einer Klappkiste im Kofferraum oder auf der Rückbank im privaten Auto gelandet. Für alles, was nicht unmittelbar in Verbindung mit der Verwaltung steht, sind die Mitarbeiter selbst verantwortlich.

Alles in den Müllcontainer zu schmeißen, ist keine Option. Auch nicht für Jörg Schnicke, der seit 1983 bei der Stadt Euskirchen arbeitet und damit zu den Dienstältesten zählt. „Das Rathaus an der Kölner Straße war immer nur meine Arbeitsstätte. Eine besondere Beziehung hatte ich zu dem Gebäude nie“, sagt er. Natürlich sei auch das Gebäude an der Vogelrute vor allem ein Arbeitsplatz, aber einer, der unter den Kollegen eine gewisse Aufbruchstimmung auslöse.

Großprojekt

Euskirchens Bürgermeister hat den Schlüssel zum neuen Rathaus

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Tom Steinicke

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Davon ist am Samstag nichts zu spüren – das Team des Umzugsunternehmens ist am Werk. Damit der Aufzug den Umzug möglichst unbeschadet übersteht, wurde er mit OSB-Platten ausgekleidet. An den Fenstern der 365 Büros hängen weiße Zettel, die zeigen, wie Schreibtische, Stühle und der Rest des Inventars gestellt werden müssen. Auch dabei hat die IT-Infrastruktur Priorität: Server und Arbeitsplätze sollen möglichst schnell einsatzbereit sein, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Dass die Verwaltung einige Tage praktisch nicht zu erreichen ist, hat teilweise für Kritik gesorgt. Silke Winter, Abteilungsleiterin Stabsangelegenheiten und IT: „Auch unsere Server ziehen um. Während die Server nicht online sind, werden Mails abgewiesen und nicht zugestellt. Je nach Provider werden sie dann später zugestellt oder der E-Mail-Schreiber muss erneut tätig werden.“

Ab 8. April ist das neue Rathaus in Euskirchen am Start

Das neue Rathaus in der City Süd ist 90 Meter lang, 60 Meter breit und 20 Meter hoch. Gekostet hat das Projekt nach Angaben der Stadt 59-Millionen-Euro. Das Rathaus ist auf mindestens 70 Jahre ausgelegt, wie Bürgermeister Sacha Reichelt betont. Technisch ist das Gebäude auf der Höhe der Zeit. Eine Notstromversorgung hält bis zu 72 Stunden, bevor nachgetankt werden muss.

Ab dem 8. April sind die Dienststellen im neuen Rathaus wie folgt geöffnet: Montag 8 bis 12 Uhr (Verwaltung), 8 bis 14 Uhr (Bürgerbüro); Dienstag und Donnerstag 8 bis 12.30 Uhr/13.30 bis 16.30 Uhr (Verwaltung), 8 bis 12.30 Uhr/13.30 bis 19 Uhr (Bürgerbüro); Mittwoch 8 bis 12 Uhr (Verwaltung), 8 bis 14 Uhr (Bürgerbüro); Freitag 8 bis 12.30 Uhr (Verwaltung), 8 bis 13.30 Uhr (Bürgerbüro).