Sehr entschlossen arbeitet die Stadt Rösrath an der Digitalisierung der Verwaltung. Bis Ende 2024 soll ein digitales „Dokumentenmanagementsystem“ (DMS) zur Verfügung stehen. Darauf sollen Bürgerinnen und Bürger online zugreifen und auf digitalem Weg Anträge stellen können.

Auch Beschäftigte der Verwaltung sollen das System ortsunabhängig, auch im Homeoffice, nutzen können. Ziel sind einfachere Abläufe für alle Beteiligten und eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten. Nach der Einführung bis Ende 2024 soll das DMS bis Ende 2025 in allen Fachbereichen der Verwaltung verfügbar sein. Diese Pläne stellten der zuständige Fachbereichsleiter Christoph Pokolm und Peter Gold von der Stabsstelle Digitalisierung im Zukunftsausschuss vor.

In einigen Bereichen ist die Digitalisierung bereits abgeschlossen

Wie Pokolm dem Ausschuss berichtete, ist die Digitalisierung bei der Rechnungsbearbeitung und der Arbeit der Vergabestelle bereits abgeschlossen. Auch Bewerbungsverfahren laufen bereits auf digitaler Basis, ebenso die Information über die Arbeit des Stadtrats und seiner Ausschüsse — dafür gibt es das Ratsinformationssystem, das über die Webseite der Stadt zugänglich ist.

Noch in Arbeit ist die digitale Arbeitszeiterfassung für die Beschäftigten und das digitale Dokumentenmanagementsystem (DMS), das auch als elektronische Akte bezeichnet wird. Außerdem arbeitet die Stadtverwaltung daran, ihr Angebot an digitalen Dienstleistungen zu erweitern.

Stadt Rösrath braucht Digitalisierungsstrategie

Nach Aussagen von Gold geht es bei den Bemühungen der Stadtverwaltung in Sachen Digitalisierung um den Anspruch, die „Digitalisierung der Gesamtstadt“ voranzutreiben. Die Stadt benötige dafür eine Digitalisierungsstrategie, sie müsse ein Leitbild und — davon abgeleitet — einzelne Projekte formulieren.

Zu klären seien der Umfang der digitalen Angebote und die Zielgruppen dafür, die Rahmenbedingungen und die Schritte zur Einführung. Festzulegen sei auch, was die vorrangigen Themen seien. „Ein guter Prozess wird durch Digitalisierung besser — ein schlechter Prozess wird schlechter“: Dieser Feststellung schloss sich Gold an.

„Erschrocken“ über den Mangel

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Thomas Rausch

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Dass die Stadt Rösrath nicht schon früher an einer entschlossenen Digitalisierung gearbeitet habe, habe den Vorteil, dass sie von anderen Kommunen lernen könne. „Wir machen nicht die Fehler, die viele andere Kommunen schon gemacht haben“, so Gold.

In den Prozess der digitalen Neuorganisation sei die Politik ebenso einzubinden wie die Bürgerinnen und Bürger. Auch die Beschäftigten der Verwaltung seien zu überzeugen. Für die Einführung digitaler Systeme sei vorübergehend ein erhöhter Arbeitsaufwand zu erwarten, danach aber eine Arbeitsentlastung. Vorbehalte gegen die Pläne der Verwaltung waren im Ausschuss nicht zu hören.