Hürth: So werden im Scanzentrum aus Dokumenten digitale Daten

Für dieses High-Tech-Unternehmen ist Papier noch längst kein Auslaufmodell. Im neuen Digitalisierungszentrum von Iron Mountain auf dem Euronova Campus in Kalscheuren kommen täglich kistenweise Akten, Briefe, Baupläne und andere Dokumente an und werden dort in digitale, weiterverarbeitbare Daten verwandelt. Am Donnerstag (10. September) wurde der neue Standort offiziell eröffnet.

„Wir wollen näher bei unseren Kunden und Partnern in Nordrhein-Westfalen sein“, sagt Sudhanshu Asthana, Geschäftsführer von Iron Mountain in Deutschland. Dazu zählen Unternehmen wie Versicherungen, Banken, Krankenhäuser und produzierendes Gewerbe ebenso wie Behörden, Kommunen und Ministerien. Iron Mountain betreibt in Deutschland bereits Digitalisierungszentren in Berlin, Hamburg sowie Rosbach bei Frankfurt am Main. Die Wahl sei unter anderem wegen der Nähe zu Köln und der guten Infrastruktur auf Hürth gefallen, außerdem seien die Räume barrierefrei.

Hürth: Im Scancenter ist viel Handarbeit gefragt

Herzstück des neuen Scancenters auf der 1680 Quadratmeter großen Fläche eines ehemaligen TV-Studios sind rund 20 hochmoderne Einzugs- und Flachbettscanner in den Scanstraßen, die Vorlagen in unterschiedlichen Größen einlesen und in digitale Daten verwandeln können – von der Zahlkarte bis hin zum meterlangen Bauplan. Obwohl es im Scancenter sogar Geräte gibt, die Briefe automatisch öffnen und den Inhalt erfassen können, ist im Scancenter viel Handarbeit gefragt.

„Die Vorbereitung ist die Hauptarbeit“, erklärt Sudhanshu Asthana. Sie nehme zwei Drittel der Zeit in Anspruch. So müssen zum Beispiel Papiere aus Aktenordnern geholt und sortiert, Heftklammern entfernt und Pläne auseinandergefaltet werden, bevor die Dokumente in die Scanner eingelegt werden können. Bisweilen handelt es sich auch um sehr alte, fragile Vorlagen, die mit besonderer Sorgfalt behandelt werden müssen.

Aufgabe der Scanexperten ist darüber hinaus, die gescannten Dokumente auf Vollständigkeit und korrekte Erfassung zu kontrollieren und Fehler bei Bedarf zu korrigieren. Die Mitarbeitenden werden für ihre Tätigkeit speziell geschult. „Die Leute brauchen drei Monate, bis sie das alles gelernt haben“, sagt der Deutschland-Chef des Unternehmens. Bis Ende des Jahres soll die Belegschaft auf 200 Beschäftigte anwachsen, die in zwei Schichten arbeiten.

Hürth: Dokumente werden nach dem Erfassen digital aufbereitet

In Hürth können nach Angaben des Geschäftsführers jeden Tag bis zu 370.000 Seiten digitalisiert werden, das entspricht über 80 Millionen Seiten im Jahr. Das Einscannen der Dokumente sei aber nur der sichtbare Teil und erste Schritt im Digitalisierungszentrum. „Hinter den Scannern steht unsere Software und unser Netzwerk“, sagt Asthana. Nach dem Erfassen werden die Dokumente digital so aufbereitet, dass sie auch mit Einsatz von KI weiterverarbeitet werden können. So sei es zum Beispiel möglich, aus den digitalen Akten eines Einwohnermeldeamts herauszufiltern, wie oft der Name Müller darin vorkomme, wenn die Frage aufkomme.

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Eine große Rolle spielen die Sicherheit und der Datenschutz, sagt Sudhanshu Asthana. Denn die Dokumente enthielten teils sensible Daten, die besonders geschützt werden müssten. In der Scannerhalle gibt es deshalb auch einen Hochsicherheitsbereich.

Landrat Frank Rock betonte bei der Eröffnung, das Unternehmen passe gut in die Region: „Mit dem Scancenter schlägt es eine Brücke zwischen der analogen Vergangenheit und der digitalen Zukunft.“ Für Bürgermeister Dirk Breuer ist die Ansiedlung unmittelbar neben dem AI Village, in dem es um die Entwicklung und Anwendung von Künstlicher Intelligenz geht, ein Beispiel für die Transformation.

Archivierung und Digitalisierung

Iron Mountain ist ein US-amerikanischer, weltweit tätiger Dienstleister für Informationsmanagement, Archivierung und Digitalisierung. Das Unternehmen ist in mehr als 60 Ländern aktiv und beschäftigt rund 28.000 Mitarbeiter.

Gegründet wurde Iron Mountain 1951 vom Geschäftsmann Herman Knaust, der 1936 eine stillgelegte Eisenerzmine in New York gekauft und dort zunächst Pilze gezüchtet hatte. Später wandelte er die Mine in ein sicheres unterirdisches Archiv für Akten und Dokumente um.

Heute betreut das Unternehmen nach eigenen Angaben weltweit mehr als 240.000 Kunden und verarbeitet mehrere Milliarden Seiten pro Jahr.