Viele Tausend Akten sind bereits von den Mitarbeitenden der Nordweifelwerkstätten digitalsiert worden. Der Datenschutz wird groß geschrieben.
10.000 Seiten pro StundeNEW digitalisiert in Kall alte Akten – Kreisverwaltung erster Kunde
Von Tom Steinicke
5 min
Bei der NEW in Kall werden seit einigen Wochen Akten digitalsiert. Acht Mitarbeitende sind dafür zuständig. Erster großer Kunde ist der Kreis Euskirchen.
Copyright: Tom Steinicke
ANZEIGE
Von außen unscheinbar, innen hochmodern: In einem abgeschlossenen Raum der Werkstatt für Menschen mit Behinderung in Kall surrt ein Scanner, der bis zu 10.000 Seiten pro Stunde bearbeiten kann. Am kleinsten Standort der Nordeifelwerkstätten (NEW) werden seit einigen Wochen Schriftstücke in Daten verwandelt.
„Wir bieten mit der Akten-Digitalisierung ein neues Angebot“, sagt Torsten Beckmann, Betriebsleiter des Kaller NEW-Standorts. Das Besondere: Die Arbeit wird mit hoher Selbstständigkeit und Kompetenz von Menschen mit psychischen oder geistigen Beeinträchtigungen umgesetzt. „Wichtig ist natürlich, dass der Datenschutz zu 100 Prozent gewahrt bleibt“, ergänzt Teamleiter Björn Kreitz. Dafür wurde eigens ein Bereich geschaffen, der nur autorisierten Personen zugänglich ist.
Raum mit hochmodernem Scanner ist mit einem Schloss gesichert
Der Raum, in dem die Digitalisierung stattfindet, ist entsprechend gesichert. Alle Mitarbeitende, die hier beschäftigt werden, sind gemäß der Datenschutz-Grundverordnung geschult. „Wer rein will, muss klingeln“, erklärt Beckmann: „Das klingt banal, ist aber wichtig. Wir arbeiten hier mit echten personenbezogenen Daten.“
Der erste Kunde, der bei den NEW Akten digitalisieren lässt, ist der Kreis Euskirchen. Dass NEW und Kreisverwaltung gerne zusammenarbeiten, zeigt sich nicht nur beim jährlichen Tollitäten-Empfang im Kreishaus, für den die NEW die Karnevalsorden produzieren. Seit einigen Monaten betreibt die NEW auch die öffentliche Kantine im Kreishaus.
Der Transport von Euskirchen nach Kall erfolgt unter strenger Kontrolle
Zurück zu den Akten: Nicht nur der Raum in Kall ist gesichert. Auch der Transport der Akten ist geregelt. Der Kreis bringt sie in verschlossenen Boxen, die nur mit einem Schlüssel geöffnet werden können. Die digitalisierten Daten übergeben die Mitarbeiter auf speziellen USB-Sticks – alles streng dokumentiert, in Excel-Listen und per Hand.
Begonnen hat alles im kleinen Rahmen: „Mit zwei Beschäftigten und einem Scanner“, berichtet Beckmann. Aktuell arbeiten acht Beschäftigte in dem Projekt – Tendenz steigend. „Der Kreis wollte prüfen, ob das funktioniert – und war von der ersten Akte an begeistert“, so der Bereichsleiter. Aus einer Akte sind mittlerweile hunderte Ordner geworden, die gescannt und digitalisiert werden sollen.
In solchen verschließbaren Boxen werden die Akten vom Kreis angeliefert.
Copyright: Tom Steinicke
Der Scanner, der die Akten digitalsiert, schafft bis zu 10.000 Dokumente pro Stunde.
Copyright: Tom Steinicke
Doch bevor der Scanner loslegt, ist erst einmal viel Handarbeit notwendig: Heftklammern entfernen, Seiten ordnen, Notizzettel sichern. „Die Akten sind anspruchsvoll“, sagt Christoph Werner, Geschäftsführer der NEW: „Da steckt alles drin – handgeschriebene Notizen, Rechnungen, verschiedenste Papiergrößen. Das ist echte Fleißarbeit.“
Aber, dass das ganze Projekt mit einer Herausforderung begonnen habe, sei mit Blick in die Zukunft wichtig. „Jetzt wissen wir schon, was wir alles können. Wenn wir mit 08/15-Akten begonnen hätten, und das wäre zu leicht gegangen, hätten wir vielleicht anspruchsvollere Projekte auf die leichte Schulter genommen“, berichtet Geschäftsführer Christoph Werner.
„Herzschrittmacher“ hat mehrere Tausend Euro gekostet
Das Herz des Projekts sind die Mitarbeitenden der NEW. Doch es gibt auch einen „Herzschrittmacher“: einen Profi-Scanner mit intelligenter Sensorik. Gekostet hat der mitsamt der Infrastruktur einen mittleren fünfstelligen Euro-Betrag. Der Scanner erkennt laut Beckmann mit Ultraschall, wenn zwei Seiten zusammenkleben, und korrigiert Schatten oder Falten automatisch. Die Beschäftigten haben ein gutes Auge für Details entwickelt – und sind stolz auf ihre Arbeit.
Anforderungen sind hoch „Die Arbeit macht Spaß, aber jeder Aktenordner ist anders“, sagt Gagik Karapetijan, einer der Beschäftigten. Jasmin Bäcker ergänzt: „Wir müssen jede Seite genau prüfen. Das erfordert Konzentration, aber wir machen das richtig gerne.“
Die Erfahrung zeigt, dass Menschen mit Behinderung Arbeiten in hoher Qualität und Sicherheit übernehmen können – mit Spaß und Engagement.
Gruppenleiter Timo Strick ist stolz auf sein Team: „Die Erfahrung zeigt, dass Menschen mit Behinderung Arbeiten in hoher Qualität und Sicherheit übernehmen können – mit Spaß und Engagement.“ Jeder bringe seine Stärken ein, vom Sortieren über das Scannen bis zur Kontrolle am Bildschirm.
Die Anforderungen an die Gruppenleiter seien hoch, erklärt Strick: „Wir haben hier Menschen mit ganz unterschiedlichen Behinderungsbildern – körperlich, geistig, psychisch. Aber das harmoniert erstaunlich gut. Das Projekt ist ein echter Beitrag zu gelebter Inklusion, auch im geschützten Werkstattrahmen.“
Wir merken, dass der Bedarf riesig ist.
Landrat Markus Ramers, der im Rahmen der Aktion „Schichtwechsel“ selbst einen Tag in der Werkstatt gearbeitet hat, ist überzeugt: „Ich freue mich sehr über die Zusammenarbeit mit den Nordeifelwerkstätten. Die Mitarbeitenden leisten beim Digitalisieren unserer Akten eine sorgfältige und verantwortungsvolle Arbeit – damit unterstützen sie eine moderne, effiziente Kreisverwaltung. Gleichzeitig zeigt das Projekt, wie Inklusion in der Praxis funktioniert: mit sinnvollen Aufgaben, Vertrauen und echter Teilhabe am Arbeitsleben.“
Rund 360 der ursprünglich 760 Ordner des Pilotprojekts sind digitalisiert, weitere Aufträge stehen an. „Wir merken, dass der Bedarf riesig ist“, sagt Beckmann: „Viele Verwaltungen sitzen noch auf Papierbergen. Wir können helfen – und gleichzeitig Arbeitsplätze schaffen.“ Langfristig könnte die Gruppe weiter wachsen. „Wir haben bewusst klein angefangen“, erklärt Beckmann: „So konnten wir in Ruhe lernen, was funktioniert – und was wir noch verbessern können.“
Theoretisch könnte die NEW auch die Vernichtung der zuvor digitalisierten Akten übernehmen. Bei einer Werkstatt, die sich darauf spezialisiert hat, hat man sich laut Beckmann schon einmal schlau gemacht. Aber das sei mit großen Investitionen verbunden. Und man wolle einen Schritt nach dem anderen machen. In dem Fall bedeutet das, dass die NEW erstmal weitere Kunden sucht, deren Akten sie digitalisieren kann.
Der Rest sei Zukunftsmusik, sagt auch Geschäftsführer Christoph Werner. Fest stehe, dass man das Unternehmen mit seinen gut 1100 Menschen mit Behinderung und 500 hauptamtlichen Mitarbeitenden stetig weiterentwickeln wolle, um die NEW-Mitarbeitenden im Idealfall fit für den ersten Arbeitsmarkt zu machen.