Sankt Augustin – Ein Datenvolumen von 3,8 Terabyte ist im Stadtarchiv auf Servern zwischengeparkt und wartet auf seine Langzeitarchivierung. „Die Menge entspricht etwa 3,5 Millionen Büchern, jedes mit 360 Seiten“, erläutert Frank Wonneberger das Mammutprojekt, das die Stadtverwaltung in Angriff nimmt.

Der Fachdienstleiter für Information und Kommunikation und sein Kollege Ralf van Grinsven haben dieses Projekt zehn Jahre lang vorbereitet, mit dem die Stadt Pionierarbeit leistet. „Sankt Augustin ist eine der ersten Kommunen im Rheinland, die mit der Digitalen Langzeitarchivierung in den Echtbetrieb geht“, sagt Stadtarchivar Michael Korn.

Drei Regalkilometer Archivalien sind im Rathaus gelagert – Unterlagen und Nachlässe von Vereinen, Firmen und Privatpersonen und natürlich die Akten der Verwaltung. Nur fünf Prozent des anfallenden Materials wandert ins Archiv, der große Rest wird nach gesetzlichen Fristen entsorgt.

Doch nicht nur Papier zerbröselt, auch an digitalen Datenträgern nagt der Zahn der Zeit: Filme verschwinden mit der alten Festplatte, CDs oder DVDs sind nicht mehr lesbar, Dateien lassen sich nur mühsam oder gar nicht mehr öffnen – fatal in einer Institution, die in den Dimensionen von Jahrhunderten plant. „Wegen der Vielzahl an Datenformaten und -trägern sowie Ablagestrukturen ist die Digitale Langzeitarchivierung außerdem wesentlich komplexer als das Ablegen von Papierunterlagen“, sagt Korn.

Umso größer ist die Freude, dass mit der Archivierung begonnen werden kann. Die ersten Echtdaten wurden bereits ins System eingespeist. Zum Ausprobieren hatte die Stadtverwaltung zunächst ein überschaubares Datenpaket von 100 Megabyte geschnürt. Als Pilotbestand diente die digitale Überlieferung der „Interessengemeinschaft für Müllvermeidung und Recycling“, die sich von 1986 bis 2003 auf lokaler Ebene für den Umweltschutz einsetzte.

Für den Kampf gegen die digitale Demenz hat eine kleine Kommune wie Sankt Augustin allerdings nicht genügend Personal. Deshalb setzt man die Verbundlösung DIPS.kommunal ein und ist dazu unter das Dach des „Digitalen Archivs NRW“ geschlüpft. Diese Einrichtung stellt auch sicher, so Wonneberger, dass „veraltete Formate zukünftig in neue Formate überführt und die Daten aus Gründen der Sicherheit an geografisch verteilten Standorten gespeichert werden“.