Im Finanzamt bringen Mitarbeitende ihr Druckerpapier in Sicherheit. In Blankenheim, Weilerswist, Dahlem und der Kreisverwaltung wird weniger gedruckt als noch vor Jahren.
Weniger DruckerPapierkrieg im Finanzamt Euskirchen – Rathäuser stellen sich digitaler auf
Von Tom Steinicke
7 min
Vorlagen für die Ausschüsse gibt es in allen Kommunen und beim Kreis längst in digitaler Form – das spart viel Papier.
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Aktenordner, Drucker und Papierberge verlieren in den Rathäusern der Region zunehmend an Bedeutung. Immer mehr Kommunen im Kreis Euskirchen setzen auf digitale Verwaltungsprozesse – und das nicht nur aus Kostengründen, sondern auch, um effizienter und bürgernäher zu arbeiten. Doch es gibt sie noch – die Mitarbeitenden, die, wann immer es geht, nicht dem Digitalisierungswahn verfallen: die, die noch gerne ein Post-it an eine Akte kleben, die, die noch ausdrucken, um anschließend mit dem Textmarker wichtige Passagen zu markieren.
Im Finanzamt Euskirchen herrscht aktuell so etwas wie Papierkrieg. Wie eine Mitarbeitende im Gespräch mit dieser Zeitung berichtet, ist Druckerpapier in der Behörde derzeit heiß begehrt – so heiß, dass es in den Schränken samt Vorhängeschloss eingeschlossen wird, damit sich Kolleginnen und Kollegen bloß nichts „leihen“ können.
„Technische Ausstattung und Versorgung mit Büromaterial ist sichergestellt“
„Gewisse Prozesse, wie Einsprüche, die bisher als eine Art Laufzettel in gedruckter Form von Abteilung zu Abteilung weitergereicht wurden, dürfen nun nur noch digital abgewickelt werden“, berichtet die Finanzbeamtin. Zudem habe es die Ansage gegeben, dass Drucker, die defekt seien, nicht mehr ersetzt würden.
„Die technische Ausstattung sowie die Versorgung mit Büromaterial, einschließlich Papier, ist sichergestellt“, heißt es seitens einer Sprecherin der Oberfinanzverwaltung NRW auf Anfrage. Der Ausbau IT- und KI-gestützter Verfahren habe den Arbeitsalltag spürbar verändert, so die Oberfinanzdirektion weiter. Elektronische Aktenführung sowie automatisierte Versand- und Druckprozesse haben den Papierbedarf deutlich reduziert.
Mehr als 80 Prozent der Seuererklärungen werden digital eingereicht
Die meisten Steuererklärungen erreichen das Amt längst digital über Elster – in Euskirchen liegt der Anteil bei über 80 Prozent. Eingehende Post wird zentral gescannt, Daten werden automatisiert ausgelesen und digital weiterverarbeitet. „Gedruckt wird nur noch dort, wo es fachlich erforderlich ist“, heißt es aus der Behörde. Die technische Ausstattung in den Finanzämtern sei flächendeckend sichergestellt.
Und wie sieht es in anderen Verwaltungen und Behörden aus? In Weilerswist ist die Digitalisierung längst gelebter Alltag. „Die Frage nach Papier oder Digitalisierung stellt sich bei uns schon lange nicht mehr als Entweder-oder“, sagt Bürgermeister Dino Steuer. Bereits seit rund 20 Jahren werden Akten systematisch digitalisiert. Nur Dokumente, die aus rechtlichen Gründen im Original vorliegen müssen – etwa Urkunden oder bestimmte Verträge – werden noch in Papierform aufbewahrt.
Eine Anweisung, Papier zu sparen, gibt es nicht. Unsere Mitarbeitenden drucken nur, wenn es fachlich erforderlich ist – aus Überzeugung, nicht aus Zwang.
Die tägliche Sachbearbeitung laufe nahezu vollständig digital. Ausdrucke sind die Ausnahme, nicht die Regel. „Eine Anweisung, Papier zu sparen, gibt es nicht. Unsere Mitarbeitenden drucken nur, wenn es fachlich erforderlich ist – aus Überzeugung, nicht aus Zwang“, so Steuer. Der elektronische Rechnungsworkflow läuft seit 2009, Rat und Ausschüsse arbeiten seit 2012 digital. Auch der Haushaltsplan wird längst nicht mehr gedruckt, sondern als interaktiver Online-Haushalt veröffentlicht.
Aktuell arbeite die Verwaltung am digitalen Posteingang, der eingehende Dokumente automatisch erfasst und vorsortiert. Auch der digitale Postausgang ist in Planung. „Digitalisierung bedeutet für uns nicht nur interne Effizienz, sondern auch besseren Bürgerservice“, betont Steuer. Über die Weilerswist-App können Bürgerinnen und Bürger Mängel direkt digital melden. Selbst die Gemeindebibliothek ist mit RFID-Technik und Selbstverbuchungssystem ausgestattet.
Weilerswist und Blankenheim als Vorreiter in Sachen Digitalisierung
Auf einer Skala von 1 bis 10 sieht Steuer seine Gemeinde „im oberen Bereich“ – und fügt hinzu: „Digitalisierung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein fortlaufender Prozess.“
Viele Akten wurden vor dem Umzug digitalisiert, und mit dem neuen digitalen Posteingang arbeiten wir intern weitgehend papierlos.
Auch in Blankenheim hat der digitale Wandel in den vergangenen Jahren Fahrt aufgenommen. Bürgermeisterin Jennifer Meuren berichtet, dass der Umzug ins neue Rathaus ein entscheidender Treiber war. „Viele Akten wurden vor dem Umzug digitalisiert, und mit dem neuen digitalen Posteingang arbeiten wir intern weitgehend papierlos.“ Freigabeprozesse für Dokumente laufen bereits über einen digitalen Workflow, weitere Abläufe sollen folgen. „Alle Mitarbeitenden sind inzwischen mit Laptops ausgestattet, das erleichtert das digitale Arbeiten – auch in Besprechungen“, so Meuren.
Im Wasser- und Abwasserwerk werden Rapporte inzwischen vollständig digital erstellt. Auch die Ratsarbeit erfolgt papierlos über das System sd.net. Für Druckaufträge nutzt die Verwaltung einen externen Versanddienstleister – günstiger und ressourcenschonender als der klassische Weg. „Das Papieraufkommen ist insgesamt deutlich reduziert“, fasst Meuren zusammen. „Digitales Arbeiten ist für uns inzwischen selbstverständlich.“
Digitalsierung in Dahlem läuft auf Hochtouren
In Dahlem läuft die Digitalisierung ebenfalls auf Hochtouren – allerdings mit einem pragmatischen Tempo. Bürgermeister Jan Lembach setzt auf Eigenverantwortung: „Natürlich wird nur das ausgedruckt, was erforderlich ist. Die Kolleginnen und Kollegen handeln da verantwortungsvoll.“ Vollständig digital laufen der Rechnungsworkflow und das Ratsinformationssystem – letzteres bereits seit zwölf Jahren. Das spart jedes Jahr rund 300.000 Seiten Papier.
Auch die Kommunikation mit der Feuerwehr erfolgt digital. Bei der Digitalisierung von Altakten sei die Gemeinde dagegen noch im Aufbau. „Hier bremsen uns personelle Kapazitäten und Kosten“, erklärt Lembach. Dennoch mache man „jeden Tag Fortschritte“. „Eine 8 bis 10 auf der Digital-Skala ist kaum erreichbar, solange andere Behörden noch analog arbeiten“, sagt Lembach schmunzelnd. „Man wundert sich fast täglich, was noch alles auf dem Postweg ins Rathaus kommt. Da ist noch Luft nach oben.“
Viele Vorgänge laufen bereits digital, teilweise werden Abläufe schon vollständig elektronisch bearbeitet.
Auch die Stadt Euskirchen verfolgt konsequent das Ziel, den Papierverbrauch zu reduzieren. „Viele Vorgänge laufen bereits digital, teilweise werden Abläufe schon vollständig elektronisch bearbeitet“, erklärt Tim Nolden, Pressesprecher der Stadt.
Im neuen Rathaus setzt die Verwaltung auf weniger, zentral platzierte Drucker. „Das führt automatisch dazu, dass bewusster gedruckt wird“, so Nolden. Parallel wird die Aktenführung auf ein Dokumentenmanagementsystem umgestellt – rund 55 Prozent der Umstellung sind bereits abgeschlossen. Papierakten werden gescannt und revisionssicher digital gespeichert. Ziel sei es, Unterlagen künftig überwiegend digital vorzuhalten und die Restbestände an Papier schrittweise abzubauen.
Papierverbrauch in der Kreisverwaltung ist deutlich reduziert worden
Auch die Kreisverwaltung Euskirchen setzt klar auf den Weg in eine papierarme Zukunft. „Ein weiteres Zeichen, dass wir zunehmend papierloser unterwegs sind: Unsere hauseigene Druckerei ist vor wenigen Wochen geschlossen worden“, berichtet Wolfgang Andres, Pressesprecher des Kreises. „Die Nachfrage hat sich einfach deutlich reduziert. So ganz ohne kommen wir allerdings noch nicht aus, daher erledigen die NEW einige Druckaufträge für uns.“
Warum weniger Papier verbraucht wird, liegt für Andres auf der Hand: Der Haushaltsplan wird digital bereitgestellt, Arbeitsplatzdrucker wurden weitgehend abgeschafft und durch zentrale Flurdrucker ersetzt. Interne Verfahren, etwa Beteiligungsprozesse, laufen zunehmend digital über die sogenannte E-Laufmappe. „Mittlerweile können wir auch viele Dienstleistungen online anbieten“, so Andres. Eine Übersicht findet sich im Serviceportal des Kreises unter serviceportal.kreis-euskirchen.de.
„Leider bedeutet das noch nicht, dass das Backend überall digitalisiert ist. Hier sind wir als Kreis teilweise vom Land NRW abhängig – etwa im Schwerbehindertenrecht. Aber immerhin: Für die Bürger wird es deutlich einfacher“, so der Pressesprecher.
Die Bereitschaft, Prozesse digital zu gestalten, sei groß. Digitalisierung ermögliche flexiblere Arbeitsformen, habe aber auch Grenzen. „Bestimmte Verfahren bedürfen weiterhin der Papierform – etwa Arbeitsverträge. Und damit Digitalisierung weiter voranschreiten kann, braucht es eine bessere Abstimmung zwischen Kommunen, Land und Bund sowie eine Standardisierung von IT-Verfahren“, so Andres. Wichtig sei dabei die IT-Sicherheit.
Nach Angaben des Pressesprechers ist der Papierverbrauch in den vergangenen fünf Jahren um 1,3 Millionen Blatt Papier gesunken – von 3,5 Millionen im Jahr 2021 auf 2,2 Millionen im vergangenen Jahr.
Finanzamt in Euskirchen könnte neu gebaut werden
Ab dem 1. Juli können Bürger ihre Einkommensteuererklärung erstmals direkt per App „MeinElster+“ mit nur einem Klick elektronisch abgeben. Voraussetzung ist einElster-Benutzerkonto, das ab dem 31. März 2026 für die neue Funktion freigeschaltet werden kann.
Zum Start richtet sich das Angebot nach Angaben der Oberfinanzdirektion an ledige, kinderlose Arbeitnehmer sowie Rentner und Pensionäre. Sie erhalten eine vorausgefüllte Steuererklärung auf Basis bereits vorliegender Daten, die sie prüfen, ergänzen und digital übermitteln können.
Das Finanzamt in Euskirchen ist sanierungsbedüftig.
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Finanzminister Dr. Marcus Optendrenk lässt sich in einer entsprechenden Pressemitteilung zitieren. Die Digitalisierung solle den Kontakt mit dem Finanzamt „einfacher, schneller und papierärmer“ machen. Auch Thomas Rixen, Leiter des Finanzamts Schleiden, sieht darin „einen konkreten Schritt zu mehr Bürgerfreundlichkeit“. Schon jetzt werden im Finanzamt Schleiden rund 83 Prozent der Steuererklärungen digital eingereicht – ein Wert, der mit dem neuen App-Angebot weiter steigen dürfte.
Aus der digitalen in die analoge Welt der Finanzverwaltung. Das Finanzamt in Euskirchen ist in die Jahre gekommen. „Es laufen Gespräche mit dem Nutzer, konkrete Planungen oder Entscheidungen in Bezug auf das Gebäude gibt es aktuell nicht“, heißt es vom Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW auf Anfrage dieser Zeitung.
Wie aus Reihen der Mitarbeitenden zu hören ist, soll nicht mehr jeder Wasserhahn im Finanzamt genutzt werden. „Die Wasserqualität wird regelmäßig überprüft. Darüber hinaus ermöglichen die installierten Wasserspender den Beschäftigten die Option, das Trinkwasser in der gewünschten Temperatur und Intensität der Kohlensäure zu wählen“, heißt es dazu auf Anfrage von der Oberfinanzdirektion.