- Die Corona-Krise hat besonders zu Beginn viele Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt – auch die Stadt Köln.
- Selbst die städtischen IT-Spezialisten kamen nicht an ausreichend Notebooks für die Mitarbeiter, es mussten andere Wege gefunden werden.
- Außerdem mussten für etliche Beschäftigte schleunigst Lizenzen von Software-Hersteller besorgt werden.
Köln – Innerhalb kürzester Zeit mehrere Tausend Beschäftigte ins Homeoffice zu schicken, wäre selbst in normalen Zeiten ein Kraftakt gewesen. Am Anfang der Corona-Krise war es eine Herausforderung, die städtische IT-Spezialisten vor ungeahnte Probleme stellte.
Es fing damit an, dass es schwierig war, ausreichend Notebooks für die Beschäftigen zu beschaffen. „Der Markt war leer gefegt“, sagt Andreas Engel, der Leiter des Amtes für Informationsverarbeitung. Rund 250 Geräte habe man seit dem vorigen März gekauft. Mitarbeiter, die keines bekamen und zu Hause keinen für ihren Dienst geeigneten Rechner hatten, seien mit Computern aus dem Bestand der Verwaltung versorgt worden.
Aufgrund der Pandemie arbeiteten zeitweise 10.300 Angestellte und Beamte in ihren eigenen Räumen, nahezu jeder zweite der gesamten Belegschaft. Allerdings gab es in der Verwaltung bereits zuvor eine größere Zahl von Heimarbeitern. „Wir kommen von 6000“, sagt Engel. 2000 private Schreibtische seien mit städtischer Hardware ausgestattet. Die übrigen nutzen eigene Bildschirme und Rechner.
Kölns Oberbürgermeisterin Reker in Quarantäne
Für etliche Beschäftigte musste die Verwaltung schleunigst Lizenzen der Software-Hersteller besorgen. Die Produzenten hätten schnell auf die Nachfrage reagiert, sagt der stellvertretende Amtsleiter Frank Bücher: „Die Hersteller haben Pandemie-Lizenzen angeboten.“ Dadurch sei es möglich gewesen, für einen gewissen Zeitraum ein Bündel von Nutzungserlaubnissen für Programme zu mieten. Eben dafür sowie für die neuen Geräte habe das IT-Amt seit Beginn der Krise etwa eine Million Euro ausgegeben. Zu denen, die ihrem Büro fern blieben, zählte Oberbürgermeisterin Henriette Reker. Sie befand sich im März auf Anraten des Gesundheitsamts zwei Wochen in häuslicher Quarantäne.
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Zuvor hatte sich herausgestellt, dass die Stadtchefin Kontakt zu einer Person hatte, die mit dem Corona-Virus infiziert war. In dem IT-Netz der Stadtverwaltung darf sich selbst die Oberbürgermeisterin nicht frei bewegen. Dahinter steckt ein ausgeklügeltes Rechtekonzept. „Es gibt kein Generalpasswort für alle Anwendungen und Betriebssysteme“, sagt Amtsleiter Engel. „Niemand kommt in alle Systeme, jeder Administrator hat nur Zugang zu ausgewählten Bereichen.“
Die IT-Experten haben einen Notfallplan für „Großschadensereignisse“ wie zum Beispiel Naturkatastrophen, Terroranschläge und verheerende Brände in der Amtssprache bezeichnet werden. Um den Betrieb nach einem solchen Ereignis möglichst aufrechtzuerhalten, unterhält die Verwaltung zwei Rechenzentren mit gleichem Aufbau.
Kölner IT braucht nicht viel Speicherplatz
Das linksrheinische befindet sich in Chorweiler, das rechtsrheinische in Kalk. „Fällt eines der beiden Rechenzentren aus, kann das andere übernehmen“, sagt Engel – und fügt hinzu, dass deren Speicher gar nicht mal so viel leisten müssen. „Wir speichern einfach nur Zahlen. Medienunternehmen, die mit Filmen und Bildern arbeiten, brauchen viel mehr Volumen.“
Als Engel, Professor für Verwaltungsinformatik, 2004 den Chefposten übernahm, hatte das IT-Amt 160 Beschäftigte. Mittlerweile sind es 400. Die Corona-Krise sei „ein guter Belastungstest für unsere Infrastruktur“, sagt er. Nicht ohne Stolz berichtet Engel von der Arbeit der mehr als einem Dutzend Programmentwickler in seiner Mannschaft. Seine Kollegen haben eine neue Fachanwendung für das Gesundheitsamt geschaffen, sie haben das Kontaktpersonenmanagement digitalisiert.
Andere Städte hätten bereits nachgefragt, möglicherweise lasse sich die Anwendung über den Dachverband der Kommunen verbreiten. „Die Krise war ein gutes Veränderungsmanagement“, findet Bücher. „Der Spirit war im Amt spürbar.“
Kölner Baudezernat will digitale Bauakte einführen
Das Baudezernat ist weiterhin damit beschäftigt, eine digitale Bauakte einzuführen – als Pilotversuch mit einigen wenigen ausgewählten Bauunternehmen ist das Projekt bereits vor einigen Monaten gestartet. Bis zum Jahresende soll eine neue Software angeschafft sein, um die Stellungnahmen bei Bauanträgen digital zu erfassen.
Im Herbst 2021 soll das Digitalprojekt offiziell für alle Antragsteller in Betrieb gehen. Die Papierakte ist damit allerdings noch immer nicht verschwunden – dazu müsste das Landesregierung zunächst die Landesbauordnung verändern. Das Land arbeitet zudem an einem digitalen Portal, damit die Prozesse in allen Kommunen gleich ablaufen und die Architekten einheitliche Vorgaben bekommen. „Ein bundeseinheitliches Portal wäre noch besser“, hatte Kölns Baudezernent Markus Greitemann vor geraumer Zeit angeregt. (red)